Những lưu ý khi tổ chức sự kiện cho người nổi tiếng

Trong bất kỳ sự kiện nào, sự góp mặt của người nổi tiếng (celebrity) luôn tạo nên sức hút mạnh mẽ và giúp tăng độ lan tỏa cho thương hiệu, tổ chức. Họ chính là “nam châm” truyền thông – chỉ cần xuất hiện vài phút, hàng trăm ánh đèn flash, máy quay, livestream sẽ đổ dồn về phía họ. Tuy nhiên, cũng chính vì sự ảnh hưởng lớn đó mà việc tổ chức sự kiện có celeb tham dự luôn mang tính thách thức cao hơn hẳn những sự kiện thông thường.

Chỉ một sơ suất nhỏ cũng có thể dẫn đến khủng hoảng hình ảnh, ảnh hưởng không chỉ đến người nổi tiếng mà còn khiến thương hiệu gắn liền với họ chịu tổn thất. Vì vậy, người làm sự kiện cần phải có một "kim chỉ nam" – những lưu ý quan trọng để đảm bảo mọi khâu đều trơn tru và chuyên nghiệp.

Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những điều bắt buộc phải lưu tâm khi tổ chức một sự kiện có sự xuất hiện của người nổi tiếng, để không chỉ tạo được ấn tượng đẹp mà còn đảm bảo an toàn, hiệu quả truyền thông và nâng tầm đẳng cấp sự kiện.

1. Bảo mật thông tin là yếu tố sống còn

Người nổi tiếng thường đi kèm với sự quan tâm quá mức từ truyền thông và người hâm mộ. Vì vậy, việc kiểm soát thông tin về sự kiện như thời gian, địa điểm, kịch bản chi tiết... là điều cực kỳ cần thiết.

Ký hợp đồng bảo mật với các bên liên quan.
Giới hạn thông tin chia sẻ nội bộ.
Lên phương án riêng cho việc ra vào, khu vực hậu trường và tiếp cận celeb.

2. Xử lý hậu cần kỹ lưỡng

Từ phương tiện di chuyển, phòng nghỉ, khâu tiếp đón đến lịch trình hoạt động, tất cả phải được lên kế hoạch và dự phòng rủi ro. Bất kỳ sơ suất nhỏ nào cũng có thể ảnh hưởng đến tâm trạng và hình ảnh của người nổi tiếng.

Bố trí xe riêng, lối đi riêng, người phụ trách cá nhân.
Phòng chờ VIP cần có tiêu chuẩn cao về tiện nghi và sự yên tĩnh.
Có người đại diện kết nối liên tục giữa BTC và celeb.

3. Chỉn chu về mặt hình ảnh – âm thanh – sân khấu

Đối với celeb, ánh sáng không phù hợp, âm thanh không ổn định hay sân khấu thiếu chuyên nghiệp có thể làm giảm giá trị sự xuất hiện của họ.

Setup ánh sáng làm nổi bật nhân vật chính.
Âm thanh ổn định, kiểm tra nhiều lần trước giờ G.
Thiết kế sân khấu phù hợp với cá tính và phong cách của người nổi tiếng.

4. Truyền thông phải kiểm soát và thống nhất

Celeb có đội ngũ truyền thông riêng, do đó mọi nội dung đăng tải cần được duyệt trước. Bạn cũng cần quản lý sát sao những người chụp hình, quay phim trong sự kiện.

Hình ảnh chính thức chỉ nên được cung cấp từ phía BTC.
Đăng bài, phỏng vấn, livestream... cần có sự đồng ý từ celeb hoặc quản lý.
Tránh làm việc với bên báo chí không có giấy mời hoặc thông tin rõ ràng.

5. Kỹ năng xử lý khủng hoảng và tình huống phát sinh

Từ việc celeb đến trễ, không hài lòng với bố trí sự kiện, đến sự cố với người hâm mộ, truyền thông... tất cả đều cần phương án xử lý khôn khéo, nhanh nhạy.

Luôn có kế hoạch B, C cho mọi hạng mục.
Đào tạo đội ngũ đứng sự kiện về giao tiếp, tâm lý celeb.
Có tổ phản ứng nhanh để giải quyết vấn đề phát sinh tức thì.

6. Lịch trình và thời lượng xuất hiện hợp lý

Người nổi tiếng thường có nhiều lịch trình dày đặc. Đừng kéo dài thời gian xuất hiện hoặc làm sai lệch thời lượng họ cam kết, điều đó không chỉ ảnh hưởng đến sự kiện mà còn làm mất uy tín của đơn vị tổ chức.

Bám sát thời gian đã cam kết trong hợp đồng.
Tránh lạm dụng hình ảnh celeb quá nhiều ngoài phạm vi đã thỏa thuận.

Tổ chức sự kiện cho người nổi tiếng là công việc đòi hỏi mức độ chuyên nghiệp cao, từ khâu chuẩn bị hậu cần đến kiểm soát truyền thông và xử lý tình huống. Đây không chỉ là cơ hội tạo ra những dấu ấn truyền thông mạnh mẽ, mà còn là phép thử để đơn vị tổ chức khẳng định đẳng cấp của mình. Chỉ khi thấu hiểu và linh hoạt trong từng chi tiết, bạn mới có thể mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho cả celeb lẫn khách tham dự.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com