Bí quyết phía sau giúp sự kiện có tỉ lệ giữ chân cao
Một sự kiện không chỉ đo bằng số lượng người tham dự, độ hoành tráng của sân khấu hay hiệu ứng truyền thông sau đó – mà còn bởi tỷ lệ khách mời ở lại đến cuối chương trình và ghi nhớ trải nghiệm tích cực. Rất nhiều sự kiện khởi đầu với không khí sôi nổi nhưng chỉ sau một nửa thời lượng, hội trường bắt đầu vắng bóng, ghế trống dần xuất hiện. Điều này phản ánh một thực tế: giữ chân khách mời không hề đơn giản, và chính yếu tố đó lại là chỉ số thể hiện rõ nhất giá trị nội dung, cảm xúc và mức độ chuyên nghiệp trong tổ chức.
Vậy điều gì khiến một sự kiện có thể giữ chân khách đến phút cuối, thậm chí khiến họ mong chờ sự kiện tiếp theo? Hãy cùng khám phá những bí quyết phía sau.
1. Nội dung chương trình “đánh trúng nhu cầu”
Nội dung vẫn luôn là lý do số 1 khiến khách ở lại. Một sự kiện có timeline chặt chẽ, chủ đề rõ ràng, thông tin hữu ích và liên tục tạo điểm nhấn sẽ giữ được sự chú ý. Đặc biệt trong các hội thảo, tọa đàm, workshop – nội dung không thực sự “chạm” vào vấn đề của người nghe thì dù tổ chức ở khách sạn 5 sao, khán phòng cũng sẽ nhanh chóng thưa dần.
Bí quyết:
-
Khảo sát nhu cầu khách mời từ trước
-
Lựa chọn diễn giả phù hợp, không chỉ nổi tiếng mà còn biết tạo tương tác
-
Chia nhỏ nội dung thành từng block ngắn để dễ tiếp thu và tránh nhàm chán
2. Chương trình có tiết tấu – biết dẫn dắt cảm xúc.png)
.png)
Một sự kiện đơn điệu, không cao trào, thiếu sự chuyển biến sẽ làm khách mất tập trung. Những sự kiện giữ chân tốt thường có kịch bản được dàn dựng như một “hành trình cảm xúc”: mở đầu cuốn hút – giữa chương trình nhiều tương tác – kết thúc truyền cảm hứng.
Bí quyết:
-
Xen kẽ phần trình bày với hoạt động tương tác như mini game, khảo sát, hỏi đáp
-
Bố trí MC có khả năng kết nối, làm chủ tiết tấu chương trình
-
Có phần cao trào: ra mắt sản phẩm, công bố kết quả, biểu diễn đặc biệt…
3. Không gian sự kiện thoải mái, dễ chịu
Âm thanh chói tai, ánh sáng mỏi mắt, ghế ngồi không thoải mái – đó là những lý do thầm lặng khiến khách rời đi sớm. Một sự kiện có không gian hợp lý, chỗ ngồi thoải mái, âm thanh ánh sáng hài hòa sẽ khiến người tham dự “ở lâu mà không mệt”.
Bí quyết:
-
Bố trí khu vực nghỉ ngơi, giải lao hợp lý
-
Thiết kế không gian sự kiện mang tính thẩm mỹ và tiện ích
-
Điều chỉnh nhiệt độ, âm lượng phù hợp trong suốt chương trình
4. Tạo cảm giác được “giao tiếp” và “gắn kết”.png)
.png)
Khách mời ở lại lâu hơn khi họ cảm thấy mình là một phần của sự kiện, chứ không phải người ngoài ngồi nghe một chiều. Sự kiện tốt luôn biết tạo không gian kết nối: giữa khách với diễn giả, khách với khách, khách với thương hiệu tổ chức.
Bí quyết:
-
Tổ chức networking breaks hoặc nhóm thảo luận
-
Tạo các “touchpoint” cá nhân hóa (tên trên thẻ, ảnh sự kiện, lời chào riêng)
-
Dùng công nghệ để thu thập ý kiến, tương tác theo thời gian thực (QR vote, app, chatbot...)
5. Tặng giá trị – không chỉ quà tặng vật chất
Một lý do khiến khách ở lại đến cuối chương trình chính là họ biết sẽ nhận được điều gì đó có giá trị. Không nhất thiết phải là phần thưởng lớn, mà có thể là bài học, thông tin hữu ích, cơ hội kết nối, voucher ưu đãi, hoặc trải nghiệm đặc biệt.
Bí quyết:
-
Công bố rõ quyền lợi khách mời khi ở lại trọn chương trình
-
Dành phần bốc thăm, tặng quà cho cuối chương trình
-
Tặng bản mềm tài liệu hữu ích, hoặc quà tặng online sau sự kiện
6. Kết thúc tạo dư âm tốt đẹp
.png)
Bí quyết:
-
Sử dụng video recap ngắn cuối chương trình
-
Màn biểu diễn hoặc tuyên bố truyền cảm hứng
-
Chụp ảnh lưu niệm, hậu kỳ truyền thông hiệu quả
LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM
Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện
Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626
Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VPGD Hà Nội: Tổ 19 Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh: Số 14 Đường 85, Tân Quy, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Mail: truyenthongbsg@gmail.com
